Als preventieadviseur besef je maar al te goed het belang van duidelijke veiligheidsinstructies. Ze vormen dan ook de basis van elk welzijnsbeleid. Verkeerd begrepen instructies kunnen dan ook het verschil maken tussen een veilige of een gevaarlijke werkomgeving.

Het loont dan ook extra moeite te doen zodat instructies duidelijk zijn. Wat kan er zoal fout lopen? Soms zijn procedures niet praktisch en bureaucratisch. In andere gevallen zijn ze te vaag en vrijblijvend. Niemand is gebaat bij instructies die overtollig of onbruikbaar zijn. Eenvoudig taalgebruik en heldere instructies zijn een absolute vereiste.

Veiligheidsinstructies opstellen

Het doel van een goede veiligheidsinstructies is om werknemers te voorzien van de informatie die ze nodig hebben om hun werk veilig te kunnen uitvoeren. In welke vorm dit gebeurt, wordt door de wetgever niet bepaald. Belangrijk is dat de instrcuties hun doel bereiken. Mocht je het willen, dan zou je dus zelfs veiligheidsinstructies kunnen aanleren via een dansje en een lied. Af en toe vind je veiligheidsinstructies die aangeleerd worden via filmpjes, toch is de veiligheidsinstructiekaart met stip het meest gebruikte instrument om belangrijke instructies aan de man te brengen. De volgende tekst helpt ons bij het schrijven van een doeltreffende veiligheidsinstructiekaart (VIK).

De volgende vijf stappen kunnen je hierbij leiden:

  • Verantwoording - (Waarom) moeten deze instructies?
  • Identificatie - Wie moet de procedure uitvoeren en de bijhorende taken?
  • Opmaak - Is de instructiekaart helder en overzichtelijk?
  • Schrijfstijl - Is je taal aangepast aan je doelpubliek?
  • Documentbeheer - Hoe naar de instructies verwijzen?

 

 

Stap 1: Verantwoording

Bepaal voor jezelf wat de bedoeling is van je veiligheidsinstructies. Als je je bedoelingen niet uitgeklaard hebt, is het onmogelijk om goede instructies te formuleren. Mogelijke doelstellingen zijn bijvoorbeeld:

  • Efficiënter werken
  • Het aantal en de ernst van arbeidsongevallen doen afnemen
  • Een uitgeschreven set veiligheidsinstructies voorleggen
  • Communicatie verbeteren
  • Beantwoorden aan de wettelijke verplichtingen
  • Beantwoorden aan een ISO- of andere norm.

Schrijf geen instructies, als ze nergens voor nodig zijn.

Stap 2:  Identificatie

Het is belangrijk om de doelgroep voor je instructies te kennen voor je begint. Als schrijver van de instructies, is het wezenlijk een gedetailleerd zicht te hebben op wat zoal meespeelt, en over welke basisvaardigheden deze werknemers beschikken.
Op die manier kun je bepalen welke instructies opgenomen moeten worden, en in welke mate van detail.

Stap 3:  Opmaak

Een je alle informatie verzameld hebt, wordt het kwestie van de instructies op te delen in eenvoudige stappen die de werknemer begrijpt. Naast tekst, zijn er nog enkele andere vormen mogelijk om instructies weer te geven:

  • Stroomschema - in een eenvoudig diagram wordt het proces uitgebeeld. Met behulp van pijlen en symbolen, kun je soms complexe processen overzichtelijk maken.
    • Tip: Beperk het aantal symbolen en de hoeveelheid tekst. De figuur moet een natuurlijke stroming volgen en logisch gestructureerd zijn.
  • Foto's en pictogrammen - In het bijzonder als werknemers meertalig zijn of moeilijk of niet kunnen lezen, kunnen beelden helpen. Ze laten ook toe om grote hoeveelheden informatie vlug op te nemen.
    • Tip: Ondanks het spreekwoord "een afbeelding zegt meer dan duizend woorden", is het toch belangrijk te toetsen dat een figuur niet verkeerd kan worden geïnterpreteerd.

Stap 4: Schrijfstijl

Hou bij het schrijven steeds de eindgebruiker voor ogen, de persoon die je instructies moet lezen en begrijpen. De volgende eenvoudige regels kunnen je hierbij helpen:

  • Gebruik eenvoudige taal, gekend door de werknemers. Vermijd lange zinnen en moeilijke worden waar mogelijk.
  • Gebruik korte alinea's. Wees concreet genoeg, zodat de boodschap duidelijk is.
  • Schrijf op het leesniveau van je publiek
  • Houd de omvang van instructies beperkt - ideaalgezien 1 tot maximaal 3 bladzijden. De kans is groot dat instructies anders niet begrepen of niet nagevolgd zullen worden.

Helder geschreven instructies zullen de kwaliteit van het werk in je organsiatie ten goede komen, zullen het aantal fouten en ongevallen terugschroeven en helpen mensen om complexe taken veilig uit te voeren.

Stap 5: Documentbeheer

Het is essentieel dat je kunt verwijzen naar een veiligheidsinstructie. Elke procedure moet dus eenvoudig te identificeren en te traceren zijn. Voorzie in je instructiekaarten bijvoorebeld:

  • Documenthoofd: Nummer en titel van de instructie
  • Voet: datum, revisie, paginanummer en aantal bladzijden(bijv: blz 1 van 2)

Sommige ondernemingen voorzien een schutblad, inhoudstafel en wettelijke verwijzingen, enz... Deze informatie neemt vaak veel plaats in, en draagt niet bij.  Niets zo frustrerend als vijf bladzijden instructies om dan te ontdekken dat er eigenlijk maar twee hiervan de instructies bevatten.

Samenvatting

Voor velen is het uitschrijven van veiligheidsinstructies een stevige uitdaging. Als je erin slaagt om de boodschap over te brengen op de werknemers binnen je bedrijf, kan het schrijven echter ook veel voldoening geven.

Je kunt veiligheidsinstructies op heel wat manieren scrhijven. Door deze regels te volgen, heb je meer kans om je boodschap over te brengen. Schrijf enkel instructies die nodig zijn. Schrijf ze op zo'n manier dat ze eenvoudig begrepen worden, houd ze kort en bondig.

Uitsmijter: creatieve vormen van veiligheidsinstructies

Virgin Airlines in flight instructions

UMC Safety Dance

Work Safety Song

 

 

  Bron: http://isqem.wordpress.com/2013/11/20/how-to-write-safety-procedures/

 

gift

Was deze bijdrage waardevol voor jou of je onderneming?
Geniet ervan! Het is met liefde gedeeld.
Wil je me graag bedanken? Kijk even op mijn Amazon verlanglijstje, misschien kun je me met iets verrassen...